Een weekje Process Mining

Home - Power BI - Een weekje Process Mining

Een weekje Process Mining

Bij één van mijn klanten heb ik vorige week een succesvolle Proof-of-Value gedaan met Process Mining. Nu is Process Mining een aanpak en techniek waar je steeds vaker over hoort, dus wellicht tijd voor een klein overzicht – wat is het, wat kan het en waarom hebben we dat niet in de BI-stack zitten?

Wat is Process Mining?

Process Mining is in de kern een toolset om je bedrijfsprocessen inzichtelijk te maken zoals ze daadwerkelijk gebeuren. Daarvoor wordt gekeken naar je bronsystemen, en wijs je daarin activiteiten aan, zoals

  • het getekend retour krijgen van de inkooporder
  • het aanwezig melden van een nieuwe zending goederen
  • het inlezen van een factuur
  • etc.

Op basis van deze activiteiten (zoals ze voorkomen in het bronsysteem) kan vervolgens het bedrijfsproces inzichtelijk gemaakt worden zoals dat daadwerkelijk gevolgd wordt – een soort single version of the process dus.

Process Mining is ontwikkeld aan de TU Eindhoven, en de kern van de tools is open source beschikbaar. Deze open source release is gericht op onderzoek, en te vinden op http://www.processmining.org/.

Waarom zou ik ervoor betalen?

De open source-versie is bruikbaar, maar niet heel erg toegankelijk of gebruikersvriendelijk. Voor een meer verkennend analytics-traject is dit geen probleem, zolang je mensen in huis hebt die de vaardigheden hebben om de tools te gebruiken én de tijd dit te doen. Wanneer je de software echter wilt laten gebruiken door eindgebruikers en mensen die volop “in het proces” zitten of hierop sturen, is dit een behoorlijke drempel. Diverse fabrikanten hebben daarom verbeteringen aangebracht waarmee de Process Mining-technieken ook aantrekkelijk worden om in bedrijven ingezet worden. Verbeteringen zijn bijvoorbeeld:

  • Gebruiksvriendelijke(re) User Interface
  • Ondersteuning door helpdesks
  • Benodigde transformatie van data in de tool ondersteunen (waardoor data niet “voorgekookt” hoeft te worden)
  • Verbeteringen in de software
    • Nieuwe soorten analyses
    • Sneller uitvoeren van bestaande analyses
  • Methodologieën om het process mining-proces te borgen in een bedrijf

Voorbeelden van fabrikanten die “Enterprise-ready” versies van Process Mining bieden zijn Celonis, My Invenio en QPR.

Hoe ziet een Process Mining analyse er uit?

Stel dat we binnen een bedrijf het inkoopproces willen verbeteren. Vanuit Process Mining gaan we dan op zoek naar een unieke sleutel waarmee we door verschillende systemen heen een procesdoorloop kunnen herkennen. Voor het inkoopproces zou een inkooporder daar een goede start voor zijn (met het bijbehorend inkoopordernummer).

Wanneer we in het bronsysteem op zoek gaan naar activiteiten die we kunnen vinden op basis van het inkoopordernummer[ref]Voor sommige zaken als factuurafhandeling hebben we alleen een factuurnummer, maar kunnen we in een tussenliggende tabel – via de getekende leveringsbon en het factuurmatchingsproces – alsnog het inkoopordernummer terugvinden waar de factuur bij hoort[/ref], komen we in het bronsysteem de volgende stappen tegen:

  • Inkooporder wordt aangemaakt
  • Inkooporder krijgt een nieuwe status (“Getekend Retour”)
  • Goederen worden geleverd
  • Goederenlevering wordt geregistreerd in het systeem
  • Factuur wordt aangemaakt door leverancier[ref]Strikt gezien weten we niet wanneer dit gebeurt, maar we kunnen als moment hiervoor de factuurdatum nemen.[/ref]
  • Factuur wordt ingelezen in ons systeem
  • Matching tussen goederenleveringen en factuur
  • Factuur wordt betaald
  • Vervaldatum van factuur verstrijkt

Bedenk nu, dat we deze zaken aanwijzen in de bronsystemen, maar we geen idee hebben of elke stap überhaupt optreedt, of wat de volgorde van de stappen is.

De Process Mining-tool leest nu de data in, en kijkt naar de bovengenoemde processtappen. Vervolgens kunnen we de processen analyseren op diverse manieren – bijvoorbeeld met doorlooptijden, of met aantal gevallen dat deze stroom meegaat.

Hieronder zie je het meestvoorkomende proces voor deze casus[ref]Merk op dat de hoeveelheid cases in de middelste flow altijd gelijk is. Dit is logisch, omdat er slechts één variant wordt weergegeven – de meestvoorkomende[/ref]:

Vervolgens kun je deze analyse eenvoudig uitbreiden met analyses naar andere procesvarianten. In onze casus betreft de tweede procesvariant die naar voren komt voornamelijk de te laat betaalde facturen:

Vervolgens kunnen we hierop inzoomen, en in dit ene proces kijken welke kenmerken er vaak voorkomen:

  • Zijn het vaak dezelfde leveranciers die te laat betaald worden?
  • Zijn het vaak dezelfde inkopers / administrateurs die in het te laat betalen-proces betrokken zijn?
  • Etc.

We zouden ook de analyse kunnen inzoomen naar inkooporder-niveau, en kijken welke ordernummers hieronder zitten. Hiermee kunnen we dan terug de business in, om te analyseren waar het fout gaat.

Wat is het verschil met Business Intelligence?

Vanuit Business Intelligence-tools kunnen we veel analyses doen. Ook procesdoorlooptijden en afwijkingen daarvan kunnen in principe gerapporteerd worden, hoewel hier de kracht van BI niet altijd ligt – BI gaat vaak over de inhoud (euro’s, aantallen) en minder over het proces. Uiteraard zijn deze twee niet zwart-wit: wanneer een telecomprovider de doorlooptijd van een nieuw abonnement vanaf aanvraag tot volledige uitlevering als KPI aanwijst, is dit een stukje proces wat perfect door een BI-tool kan worden weergegeven.

Het dynamische en verkennende / exploratieve aspect van process mining is echter het gebied waar BI tooling momenteel bijna niet komen: je kunt niet vooraf voorspellen in welke volgordes processtappen in werkelijkheid gebeuren. Daarbovenop: de afwijkingen het meest onverwacht zijn, zijn ze het meest interessant om de diepte in te duiken. Dit is precies waar Process Mining-tools in uitblinken.

Daarnaast is er nog een technische reden: voor Process Mining wordt de data behoorlijk ruw gebruikt: er wordt weinig geschoond, er worden zelden business rules toegepast, en er komt geen stermodel uitrollen. Uiteraard zou dimensionele data waarover de processen worden uitgesplitst deze bewerking wel kunnen ondergaan – waardoor de feiten (transacties, euro’s, aantallen) en processen (Process Mining) in eenzelfde model zouden kunnen passen. Ik zou me ook best kunnen voorstellen dat Process Mining-technieken in de toekomst onderdeel worden van BI-tooling, met name waar BI-tools meer verkennende data-analyse steeds sterker ondersteunen.

Over het laatste gesproken: KPMG heeft een tijdje geleden een dashboard gebouwd in Power BI met een custom component voor Process Mining. Er is ook een filmpje van gemaakt:

Geen idee hoe ze het gedaan hebben (de open source kern van ProM is namelijk in Java, wat me lastig te integreren lijkt) – en eerlijk gezegd vind ik het ook een vrij lelijke en onoverzichtelijke procesvisualisatie, met name als je de tooling van bijvoorbeeld Celonis bekijkt (video onder). Het geeft echter een eerste voorbeeldwerking van Process Mining binnen een BI-tool.

Share

Leave A Comment

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Latest Posts

Categories